הדפסת שיקים

תאימות שיקים מודפסים למערכת הנהלת חשבונות

כל עסק מתנהל באמצעות שיקים. אמצעי תשלום זה מקבל תפקיד מעשי בהוצאות ובהכנסות שלו, כך שברור מדוע כל שיק צריך להיכנס למשוואת הנהלת החשבונות של העסק. בשנים האחרונות, עברו יותר ויותר עסקים להתבסס על שיקים מודפסים, שמגלמים בתוכם מספר יתרונות: כל שיק מופק באופן ישיר על ידי העסק, מה שמונע את הצורך לרכוש פנקסי שיקים שלמים וגם מבטל את הסבירות שפנקסים אלה ייגנבו או ילכו לאיבוד.

העובדה שעל השיקים כותבים בכתב יד עלולה להביא לטעויות אנוש, וגם פוטנציאל הזיוף קיים גם קיים. במקרה של שיקים ממוחשבים, ההדפסה נעשית על גבי ניירות מיוחדים, הכוללים פסים מגנטים, הולוגרמות ושאר אמצעי הגנה.

עם זאת, כאשר משתמשים בשיקים ממוחשבים, חייבים לשים דגש על עניין מרכזי אחר: התאימות שלהם הן לדרישות של הבנקים והן למערכת הנהלת החשבונות בה נעזר העסק.

 

מגוון רחב של תוכנות

אין אפשרות לדבר על הנהלת החשבונות כיום כמקשה אחת, כאשר שדה המשחק כולל מספר תוכנות וממשקים. לכן, כאשר בוחרים בפתרון של הדפסת שיקים, צריך לוודא שהתוצר הסופי יעלה בקנה אחד עם תוכנת הנהלת החשבונות, שתוכל לצרף אותו באופן מיידי למאזני ההוצאות של העסק או של הכנסותיו: בדרך זו ניתן להבטיח שאף שיק לא ייפול בין הכיסאות, כמו גם שהרישום של השיקים יתבצע במינימום מאמצים מצד המשתמשים.

חלק מהממשקים המספקים שיקים מודפסים מעבירים את השיק אוטומטית לתוכנה ואף שומרים אותו על גבי המחשב, מה שמבטיח שהשיק יהיה זמין בכל עת.

כל שיק אפשר להפוך לממוחשב

עד כה, התייחסנו לשיקים אשר מופקים באמצעות מחשב. אלא שגם שיקים רגילים, מפנקסי שיקים "מסורתיים", יכולים להיות מוכנסים לתוך תוכנות הנהלת חשבונות. על מנת לעשות זאת יש להצטייד בכלים ייעודיים, דוגמת קוראי שיקים או סורקי שיקים, אשר מעבירים למעשה את השיק לשדה הממוחשב.

ההעברה נעשית תוך קריאת הפסים המגנטיים הנמצאים על גבי השיקים וכוללים את מספר השיק, פרטי חשבון הבנק של האדם או הגורם שהפיק אותו, סניף הבנק ומספר החשבון. באמצעות מערכות אלה ניתן לחסוך זמן ולמנוע טעויות אנוש בהקלדה הישירה של אותם פריטים.

גם כאן, אפשר למצוא תוצרים אשר מפיקים גרסאות ממוחשבות של השיקים שמתאימים לכל תוכנת הנהלת חשבונות באשר היא.

אז איך מתחילים?

הפקה של שיקים מודפסים המותאמים היטב לעסק, כיאה לכובד המשקל הכלכלי שעומד כאן על כף המאזניים, חייבת להתבצע על פי הספר. אין כאן כל מקום להתפשר באיכות השיק, באפשרות ההתאמה שלו לצרכים, וכן – גם לתוכנות הנהלת החשבונות. כדי למנוע אי נעימות ועבודה מיותרת, חשוב לוודא כבר בנקודת ההתחלה שהממשק להדפסת שיקים מתאים לתוכנת הנהלת החשבונות.

אפשר לעשות ניסיון עם שיק מבוטל ולראות כיצד התהליך מתנהל ומה נדרשים אנשי העסק לעשות על מנת שהיבט זה של הנהלת החשבונות יתבצע ללא דופי.

 

 

0 תגובות

השאירו תגובה

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *